El balance es un informe contable que permite conocer la situación económica, financiera y patrimonial de una sociedad o empresa en una fecha determinada. Muestra qué bienes y derechos posee, cuáles son sus deudas, cuál es su patrimonio y qué resultado obtuvo durante el ejercicio. Se confecciona a partir de la documentación y las registraciones contables de la empresa.
¿Qué es el balance de una Sociedad, Empresa o PyME?
En el uso cotidiano, se suele llamar “balance” al conjunto de informes que reflejan la situación de una empresa al cierre de su ejercicio económico. Técnicamente, el balance general o estado de situación patrimonial es uno de los documentos que integran los estados contables. Allí se informa:
- Activo: bienes y derechos de la empresa, como dinero, cuentas por cobrar, mercadería, inversiones o bienes de uso.
- Pasivo: deudas y obligaciones, como saldos con proveedores, préstamos, impuestos o cargas sociales.
- Patrimonio neto: diferencia entre el activo y el pasivo. Incluye el capital, las reservas y los resultados acumulados.
Un conjunto completo de estados contables también suele incluir:
- Estado de resultados.
- Estado de evolución del patrimonio neto.
- Estado de flujo de efectivo.
- Notas y cuadros complementarios.
El estado de resultados permite conocer si la empresa obtuvo una ganancia o una pérdida durante el período. Los demás informes explican cómo evolucionaron su patrimonio, su dinero y las principales partidas contables.
¿Para qué sirve un balance?
El balance sirve para conocer la situación real de la empresa y evaluar su evolución. Se utiliza para:
- Saber qué bienes, créditos y fondos tiene la empresa.
- Conocer sus deudas y obligaciones.
- Determinar si obtuvo ganancias o pérdidas.
- Analizar su capacidad para cumplir compromisos.
- Comparar la situación actual con ejercicios anteriores.
- Tomar decisiones comerciales, financieras o de inversión.
- Evaluar la distribución de ganancias entre los socios o accionistas.
- Presentar información ante bancos, inversores, proveedores u organismos.
- Solicitar créditos, garantías o financiamiento.
- Cumplir obligaciones contables y societarias.
El balance también ayuda a separar correctamente el patrimonio y las operaciones de la empresa de los movimientos personales de sus socios, accionistas o administradores.
¿Cuándo se utiliza?
Los estados contables se confeccionan una vez por año, en la fecha de cierre de ejercicio establecida en el contrato o estatuto de la sociedad. Luego del cierre, los estados contables deben ser considerados y aprobados por los socios o accionistas mediante el procedimiento correspondiente.
También pueden confeccionarse balances especiales o estados contables de períodos intermedios cuando se necesitan para:
- Solicitar un crédito o financiamiento.
- Incorporar inversores.
- Vender o transferir una empresa.
- Transformar, fusionar o dividir una sociedad.
- Determinar la participación de un socio que se retira.
- Distribuir determinados resultados.
- Cumplir un requerimiento legal, bancario o administrativo.
- Analizar una parte del ejercicio sin esperar al cierre anual.
La obligación de presentar el balance ante un organismo de control depende del tipo de sociedad, su capital, actividad y jurisdicción. No todas las empresas deben presentarlo ante el mismo organismo ni en los mismos plazos.
¿Por qué se utiliza?
El balance permite transformar todas las operaciones realizadas durante el ejercicio en información ordenada y comprensible. Se utiliza porque ayuda a:
- Brindar transparencia sobre la situación de la empresa.
- Controlar el patrimonio y las deudas.
- Evaluar la rentabilidad del negocio.
- Detectar pérdidas, desequilibrios o problemas financieros.
- Respaldar decisiones de los socios o administradores.
- Informar a bancos, inversores, proveedores y organismos.
- Determinar si existen ganancias que pueden distribuirse.
- Cumplir con normas contables y societarias.
Las ganancias no deberían distribuirse únicamente porque exista dinero disponible en la cuenta bancaria. Para distribuir resultados entre socios o accionistas, deben existir ganancias contables que surjan de estados contables correctamente confeccionados y aprobados.
¿Cómo se realiza el balance?
La confección del balance requiere recopilar, ordenar y analizar la información de toda la actividad de la empresa durante el ejercicio. El proceso incluye las siguientes etapas:
1. Reunir la documentación
La empresa debe entregar y conservar la documentación que respalde sus operaciones, como:
- Facturas de ventas y compras.
- Extractos bancarios.
- Comprobantes de pagos y cobranzas.
- Contratos.
- Recibos de sueldos y cargas sociales.
- Declaraciones juradas y pagos de impuestos.
- Información de préstamos y financiaciones.
- Inventarios de mercadería.
- Información sobre bienes, inversiones y deudas.
2. Registrar las operaciones
Las operaciones se registran en el sistema contable y en los libros correspondientes. Cada importe incluido en los estados contables debe contar con documentación o información que permita justificarlo.
3. Revisar y conciliar las cuentas
Se controla que las registraciones coincidan con los movimientos reales de la empresa. Se revisan:
- Saldos bancarios.
- Cuentas de clientes y proveedores.
- Impuestos pendientes.
- Deudas financieras.
- Sueldos y cargas sociales.
- Existencias de mercadería.
- Bienes de uso y amortizaciones.
- Aportes y retiros de socios.
- Ingresos y gastos del período.
4. Realizar los ajustes contables
Antes del cierre pueden ser necesarios ajustes por amortizaciones, previsiones, diferencias de cambio, impuestos, devengamientos, inventarios y otros conceptos.
Los estados contables también deben confeccionarse de acuerdo con las normas contables profesionales aplicables, incluyendo el tratamiento correspondiente de la inflación.
5. Preparar los estados contables
Con la información revisada se confeccionan el estado de situación patrimonial, el estado de resultados, el estado de evolución del patrimonio neto, el estado de flujo de efectivo y las notas correspondientes.
En la práctica, esta tarea la realiza un contador público a partir de la información suministrada por la empresa.
6. Emitir el informe profesional
Según el tipo de sociedad, el uso del balance y la normativa aplicable, los estados contables pueden requerir un informe de auditoría de un contador público independiente y la legalización de su firma ante el Consejo Profesional correspondiente.
La auditoría no significa que el contador administre la empresa. Su función es revisar la información y emitir una conclusión profesional sobre los estados contables.
7. Aprobar el balance
Una vez confeccionados, los estados contables deben ser tratados por los socios o accionistas.
La aprobación se documenta en el acta correspondiente. En esa instancia también puede decidirse qué tratamiento dar al resultado del ejercicio, por ejemplo:
- Distribuir ganancias.
- Constituir reservas.
- Absorber pérdidas.
- Mantener resultados acumulados.
- Capitalizar resultados.
8. Presentarlo
Según el tipo societario y la jurisdicción, puede corresponder presentar los estados contables ante la IGJ, DPPJ, otro Registro Público, un organismo regulador o una entidad que los solicite.
La presentación ante un organismo no reemplaza la obligación de conservar el balance, los libros y toda la documentación respaldatoria.
¿Quién prepara y quién aprueba el balance?
La empresa y sus administradores son responsables de contar con información contable completa y correcta.
El contador público matriculado utiliza esa información para confeccionar los estados contables y, cuando corresponde, un contador público independiente realiza la auditoría.
Finalmente, los socios o accionistas consideran y aprueban los estados contables mediante una reunión o asamblea, según el tipo de sociedad.
Si necesitas asesoramiento, completá tus datos y un asesor se va a comunicar con vos para resolver tu consulta.